CÁCH TRỘN VĂN BẢN TỪ EXCEL SANG WORD 2010

nhiều người đang phải làm thông tin để gửi đến một list lớn nhân sự trong doanh nghiệp và nhiều người đang loay hoay đo đắn làm vậy nào sửa chữa cho cách làm thủ công rất mất thời gian, hết sức nhàm chán. Bạn muốn có một phương án để thực hiện công việc này một phương pháp nhanh nhất, buổi tối ưu nhất cùng tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng còn nếu như không đọc bài viết này, bạn sẽ vẫn yêu cầu làm bằng phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để triển khai một thông tin hoặc một văn phiên bản có nội dung mang ý nghĩa chất thắt chặt và cố định và được gởi cho nhiều người, thì bạn phải sử dụng tác dụng trộn thư hay còn gọi là trộn văn phiên bản trong áp dụng microsoft word nhưng bạn thường dùng hàng ngày.

Bạn đang xem: Cách trộn văn bản từ excel sang word 2010

bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn cách thức trộn câu chữ văn bạn dạng có tính chất thắt chặt và cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức trong file excel một phương pháp nhanh nhất để giúp bạn giải quyết bài toán ko phải triển khai một cách thủ công bằng tay như được trình bày ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là khả năng hữu ích trong Microsoft Word, chức năng này giúp bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý những dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài toán nổi bật được giới thiệu ở đó là tạo các thông tin trả lương lừ đừ tới từng nhân viên trong công ty.

bởi thế để triển khai trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục đích mục đích tạo nên thông báo cho tổng thể nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần tự theo mỗi bước sau:

1. Bước 1: sẵn sàng file danh sách nhân sự cùng file văn bản thông báo

vì thế để giải quyết bài toán này bằng phương thức trộn thư (trộn văn bản), ta phải lập một tệp tin word chứa kết cấu và câu chữ của thông báo trả đủng đỉnh lương, file còn lại chứa danh sách của cục bộ nhân sự trong công ty mà các bạn cần tạo thành và gửi đến họ được lưu trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Bạn cũng có thể theo dõi chủng loại hai tệp tin này theo như hình dưới đây:

Hình 1: mẫu mã file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty

Hình 2: chủng loại file Word chứa nội dung thông báo cần gửi đến nhân viên

 2. Cách 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để ban đầu trộn văn bản

Để triển khai bước này, bạn cần bảo đảm file excel cất danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty đã được đóng, lúc đó bạn mở tệp tin word chứa nội dung thông tin ra cùng kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn triển khai tuần trường đoản cú theo những ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa bên dưới đây.

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Cách 3: chọn file Excel chứa dữ liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản

Ở bước này bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn triển khai tương từ theo sản phẩm tự như hình minh họa bên dưới.

Hình 4: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên

tiếp theo bạn lựa chọn thư mục chứa file Excel list nhân viên công ty bạn, vào trường hợp này Uy để ngoài màn hình hiển thị nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn file Excel đựng danh sách nhân viên (7) => chọn Open. Thực hiện như hình dưới.

Hình 5: Chọn file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp theo sau một cửa sổ mới hiện tại ra, bạn chọn sheet đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty bạn, tại chỗ này file Excel Uy tổ chức triển khai sheet 1 chứa danh sách nhân viên, bắt buộc ở hành lang cửa số này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sống hình dưới.

Xem thêm: Giáo Án Khái Quát Văn Học Dân Gian Việt Nam (Tiết 2), Giáo Án Môn Ngữ Văn 10

Hình 6: lựa chọn File Excel đựng danh sách nhân viên (tiếp)

4. Bước 4: Chọn các dòng buộc phải lấy tài liệu để chèn vào tệp tin word văn bản thông báo 

Ở cách này, chúng ta chọn Edit Recipient List => quăng quật chọn các dòng đầu, chỉ chọn các dòng chứa dữ liệu cần gửi vào tệp tin Word mà lại thôi.

Trong cửa sổ mới mở ra, bạn kích lựa chọn vào các ô ứng với vật dụng tự 11, 12 nhằm hủy chọn bởi 2 mẫu này đựng tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa phải là dữ liệu cần lấy để mang vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số trang bị tự 1, bạn xem giống như như hình bên dưới.

Hình 7: Chọn các dòng đề xuất lấy dữ liệu để chèn vào file word câu chữ thông báo

Bạn chăm chú các tên cột được hiển thị ứng với những số trang bị tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này khớp ứng với các cột vào bảng dữ liệu bên dưới ở mẫu vẽ trên – các cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, nạm thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ với tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn tài liệu vào tệp tin word trường đoản cú tên những trường tài liệu này.

sau khi thực hiện tại xong, chúng ta chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường tài liệu từ tệp tin Excel vào nội dung file word

Ở bước này, bạn đặt nhỏ trỏ con chuột vào vị trí bắt buộc chèn ngôi trường dữ liệu khớp ứng vào, trong bài toán này Uy thực hiện tuần trường đoản cú như sau:

+ Đặt nhỏ trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số trang bị tự trong bảng danh sách nhân viên đã được để ý ở trên).

+ Làm tương tự cho việc chèn tên nhân viên vào trước tự “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây chính là cột Họ cùng tên);

+ Làm giống như cho việc chèn Lý vì trả chậm rãi lương vào trước trường đoản cú “Nêu tại sao chậm lương:  ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn tiến hành tương tự như hình dưới:

Hình 8: Chèn trường dữ liệu vào văn bản file word

6. Bước 6: Hiển thị hiệu quả và di chuyển giữa những nhân sự để sở hữu thông báo tương ứng

Để hiển thị công dụng trộn thư (trộn văn bản) các bạn đã làm ở công việc trên, bạn kích loài chuột vào hình tượng Preview Result (20), lúc đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự trước tiên trong danh sách. Để dịch chuyển giữa những nhân viên bạn kích chuột vào biểu tượng có số đồ vật tự 21, 22 như hình dưới.

Đến đây chúng ta hoàn toàn rất có thể in ấn cùng gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!

bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành trộn văn bản – mật khẩu giải nén: pgdgialoc.edu.vn

các bạn hãy theo dõi tiếp tục các bài viết trên pgdgialoc.edu.vn nhằm tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn phiên bản và gửi tới cho nhân viên cấp dưới qua mặt đường mail mà không nhất thiết phải in bản cứng và phát đến nhân viên.